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打印乱?安全差?大中型企业办公文印管理怎么开展
时间:2020-03-23 15:04:14

随着产业互联网及数字化转型的不断发展,各行业企业尤其是大型企业的办公文印需求日益复杂多样。大中型商务办公、制造业、商业连锁、跨国集团企业、政府机关、设计院等行业客户对于办公品质有着高端追求,然而办公文印领域的认证管理、设备管控、成本控制、信息安全等诸多难题严重困扰着企业日常运营,传统的只注重打印速度和常规功能的一般设备很难解决以上难题。基于此,软硬件深度融合的定制化办公文印解决方案逐渐成为广大中高端企业的理想之选。

DEVELOP德凡办公文印解决方案就是通过对企业环境内设备的集中管控、角色权限的管理、作业数量的控制,来帮助企业实现成本可视化、工作效率大幅提升的目的。通过对数据集中统计,减轻了IT管理人员的负担,提升企业信息安全,杜绝文印产品泄露企业数据,总体来说解决方案出色的易用性,为用户带来更为舒适的文档环境,呈现更灵活、安全的打印环境。DEVELOP德凡办公文印解决方案聚焦在三大方面:第一,支持权限认证、设备管理、打印管理和成本管理功能的“打印管控”;第二,通过内容留底打印审核和敏感信息拦截实现的“文印安全”;第三,以分布式架构和均衡负载为特点的“平衡部署”。三管齐下,为追求高品质文印管理的企业尤其是大型企业提供一站式办公文印解决方案。

打印管控,文印全流程一手掌控

DEVELOP德凡办公文印解决方案通过用户认证管理,规范无序使用,具备账号认证、IP认证、MAC认证功能,用户也可以通过IC/ID卡或建立用户权限的方式,来控制公司内部对文印产品的使用权限。在办公文印过程中,用户可以在DEVELOP设备间无障碍漫游打印,随时随地输出移动设备中的文件,尽享移动办公。此外,打印权限的设置可以避免用户之间拿错打印件,保护了用户敏感信息不外泄。

在打印过程中,该解决方案提供了设备状态监控、故障预警等功能,能够实时监控文印设备的状态,如果设备发生异常状态时,设备可以自动通知管理员进行故障排除。而对于印后管理,该解决方案可以为用户制作定制化报表,管理人员可以定期了解各部门的印量报表,实时掌握企业多台设备的文印设备使用情况。

随着企业打印需求的日益增加和设备数量的不断增多,办公打印统计、成本管理及设备管理都是难题。DEVELOP德凡办公文印解决方案允许设备管理员通过系统后台了解到每台设备的印量情况,并将印量情况按照部门、成本中心和项目等不同维度进行统计并汇总印量报表,企业人事、财务等部门都可以直接使用这些数据进行使用量管控及相关成本、费用的核算。

文印安全,铸立信息安全牢固防火墙

一份机密的文件、企业敏感信息的泄露可能会给企业管理者带来巨大的麻烦,在文印安全方面,DEVELOP德凡办公文印解决方案提供了内容留档、打印审核、敏感信息拦截三道关,确保打印、复印信息可查、可追溯、可拦截。

首先,打印内容留档方案可以对于企业用户打印、复印、扫描等任务的作业留档,管理人员可以随时查阅,并提供多种查询方式,如关键字、作业类型、时间等查询相关作业,还可以根据权限设定,去设置某个用户的作业日志查看权限,用户双向都可以设置,确保文印留档管控无死角。

其次,管理员可以启动打印审核方案,在敏感区域打印输出,管理员可以增加审核环节,在敏感作业打印前,需要相关授权人审批后方可打印出纸,确保打印文件作业可追溯,这样的设计提升了企业信息安全,杜绝了打印操作泄露企业重要数据。

最后,通过敏感信息拦截方案,管理员可以提前通过设置关键字,对敏感信息进行预警和拦截。打印完成后,通过关键字追溯历史打印数据,既可以堵住文印泄露的隐患,也可以完善检查监督机制,确保企业敏感信息安全不泄露。

平衡部署,集团管控高性能服务

中、大型商务办公,制造业,商业连锁、跨国集团企业、政府机关、设计院等用户,其设备管理工作量大,办公环境和地点多样,对成本管控要求高,重视信息安全和数据传输性能。对于大中型企业来说,一次采购几十甚至上百台设备,如何实现统一便捷的管理,这就需要平衡部署解决方案来实现。

DEVELOP德凡提供了多重分布式部署方案,如推动打印分布式、远程节点分布式等,可以供不同环境用户选择。同时,还可以优化传输速度,让文印产品仅需少量有效信息在总部和分支之间进行传输,缓解网络压力,提升文印效率。此外,该方案还提供了双机热备解决方案,其中一台服务器发生故障,系统还可以自行切换到另一台。

与此同时,DEVELOP德凡能够实现设备之间的负载均衡。用户可以通过专业的负载均衡服务器进行部署,可以将每个请求分发给空闲的节点服务器受理,提升数据传输的效率,保障文印设备的稳定运行。同时,负载均衡方案还有转移功能,对于用户来说该功能没有任何感知,多台中央服务器同时运行,保障数据传输的完整稳定。此外,该方案还支持虚拟化部署,同时支持第三方高可用及集群式分布式部署,为云应用、多批次、远距离应用提供可能。

源于德国、拥有60余年历史的DEVELOP德凡是一家老牌B2B商务文印及解决方案服务商,自18年在国内上市以来,至今已有一年多。DEVELOP德凡为中国用户配备了德国卓越品质的办公设备,开拓了软硬件一体化的新型销售模式,持续为行业供应链赋能。其不仅继承了德系产品高端严谨的一贯品质,而且致力于为企业提供定制化的办公文印解决方案,帮助企业优化文印工作流的同时提升企业办公效率,实现办公文印各个环节细致周到的管控,为国内行业企业尤其是大型企业开辟了崭新的办公文印体验。

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