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信息化与审计:信息技术在审计中的应用
2009年06月02日 20时58分 作者:中国供销合作网 编辑: 杨玉斌

 

  当今世界面临着信息化、全球化的两大趋势。计算机和网络技术以前所未有的广度和深度改变着经济管理活动。审计,作为对经济活动进行监督、评价、鉴证的手段,遇到了来自信息技术的挑战。国家机关、企事业单位广泛运用计算机、数据库、网络等现代信息技术进行管理,以查账为主的传统审计已不能适应管理信息化的要求。审计对象的信息化,客观上要求审计机关的作业方式必须及时做出相应的调整,不仅要运用传统审计方法,还要结合信息技术,全面检查被审单位的经济活动,发挥审计监督的应有作用。

  

  一、审计新环境概述  

  (一)信息系统的发展使审计面临新环境

  审计是由专职机构和人员,依法对被审计单位财政、财务收支及其经济活动的真实性、合法性、效益性进行审查,评价经济责任,用以维护财经法纪,改善经营管理,提高经济效益,促进宏观调控的独立性经济监督活动。  

  信息技术广泛应用于包括审计在内的国民经济各领域,被审计单位的经济活动越来越多依赖信息系统。这改变了审计部门的审计环境,进而影响到审计证据、审计证据获取方法、审计模式和审计程序。审计部门自身也迫切需要通过应用信息技术推动审计方法创新、审计效力效率的提高。内部控制理论、抽样技术奠定了现代审计的基础。同样信息技术的应用将推动现代审计进入一个全新时代。  

  1、审计对象信息化

  企业信息化发展十分活跃。从企业资源计划(ERP)到电子商务(EC),均对企业经营管理、商务营销的运作方式理念和信息管理带来颠覆性影响。在企业业务流程再造(BPR)基础上,企业资源计划系统为企业采购与付款循环、生产循环、销售与收款循环、筹资与投资循环提供全面的业务处理支撑。存储管理了企业经营过程中所产生、记录的所有原始单据信息和相关会计核算信息。电子商务系统成为企业与供应商、客户、消费者之间完成采购、销售、支付的平台与纽带。电子商务系统的普及,使得支票、采购发票、销售发票等常见纸质凭据逐步被电子凭证替代。虽然不同企业在信息化的程度、范围上存在一些差别,但大趋势已经不可逆转。企业信息化只会朝着更全面、深入的层次发展。  

  2、信息化的技术基础

  不管是电子政务还是企业资源计划系统均以数据库、网络技术为基础。  

  (1)数据库技术.当前应用系统数据管理大部分采用数据库方式。不管是功能复杂、规模巨大的企业资源计划系统、金融业务系统,还是简单的会计核算软件、工资管理软件,其数据信息均由数据库管理系统统一管理数据。数据库系统的开放性、独立性特征,使得不同用途、功能的应用软件可以方便地实现信息共享、交换。授权用户既可以通过应用软件访问数据,也可以利用数据库管理系统提供的工具软件直接访问数据。数据库技术的普遍应用使得审计部门访问被审计单位的数据信息具有了技术可行性。当前数据库管理系统分为两类:支持单机应用的桌面数据库管理系统如ACCESS、FOXPRO等,一般用于小型应用软件;支持客户机/服务器(C/S)应用的网络数据库管理系统如SQL Server、Oracle、DB2等,一般用于中大规模的应用软件。  

  (2)网络技术。利用网络技术,不同部门、地区的用户资料被集中存储。集中存储有利于保证数据的一致性和安全。网络系统具有开放性特征,任何符合开放系统互联标准(OSI)的设备、软件均可通过网络实现互联。  

  网络从跨度范围角度分为局域网和广域网。从用户范围角度分为专用网络和互联网络。不同类型网络费用成本、安全程度各不相同,制约着用户的信息化建设策略。  

  (二)传统审计面临严峻挑战

  被审计单位财政财务收支相关经济活动信息化,改变了审计部门的审计环境,对传统审计形成了严峻挑战。  

  1、一些单位没有纸质账簿。一些被审计单位在经营管理信息化以后,不保存纸质文档记录。传统手工审计面临无“账”可查、无“证”可审的严重局面。当前企业信息化程度非常高。各种凭证单据、账簿均以电子数据的方式存储。由于日常业务量巨大,企业无力打印保存每笔交易的所有纸制单据。这些信息往往以电子方式长期保存,很少保存打印的纸质文档。没有纸质账,成为被审计单位拖延、抵制审计的普遍使用的借口。审计部门曾尝试要求被审计单位将电子账、电子凭证打印出来,供审计人员使用。但由于打印量太大、打印速度慢、打印出来的凭证、账簿不具有可读性等原因,效果很令人不满意。特别是在一些延伸审计项目中,一个单位计划时间往往只有2~3天。经常时间到了,账还没有打完,极大阻碍了审计部门工作开展。“进不了门、打不开账”决不是空穴来风,自己吓自己。当前电子商务发展迅速。全国人大已经通过了《电子签名法》。电子商务普及以后,企业与企业之间、企业与消费者之间所进行的交易均以信息化方式完成,各种纸质凭据将被代之以电子凭证。即便被审计单位配合审计部门的工作,将所有数据打印成纸质文档,审计人员利用传统审计方法完成审计任务也存在很大的困难。  

  2、海量业务情况下,传统手工方式“审不了”。高度信息化的行业一般是业务量巨大、传统手工作业方式无法支撑企业正常运营的行业。对此类行业的审计如果不采取信息技术方法,提高审计效率和审计质量,就会陷入“进得去,出不来”的尴尬局面。另一方面,越来越多的企业在信息化以后开始逐步实现业务的集中管理核算。当大量业务数据集中到一个单位进行存储处理后,审计部门面对集中后的海量业务数据,发现不管是从人员业务能力、力量还是设备资源条件方面,都已远远超出了处理能力。需要寻找合适的方法手段来保证审计质量、提供审计效率。  

  (三)信息技术的发展给审计手段和方法创新提供机遇

  信息技术与审计相结合,丰富了审计方法,影响了审计模式、审计程序,推动着审计部门、审计人员的结构变化,成为审计变革的一次新机遇。  

  1、信息技术丰富了审计方法

  (1)信息技术为审计智能化、自动化提供了美好前景。信息技术为现代审计的发展提供了无限美妙的畅想、实现空间。在信息化审计项目中,通过软件界面操作或编制好的程序可以对大量审计数据实施检索、计算和分析,审计人员对处理结果进行落实。对于重复执行的日常审计监督,通过定时运行已编写好的程序,可以实现无人值守的连续审计监督。随着人工智能技术的完善、发展,数据挖掘技术逐步走向实用。可以利用数据挖掘技术自动从审计数据中发现存在的异常规律,揭示可能存在的问题。  

  (2)推动了统计数学、经济计量模型等相关领域成果在审计中的应用。审计在从一项职业发展成为一门学科的过程中,充分借鉴吸收了相关学科的成果,使审计逐渐从一门“艺术”转变为一门“科学”。例如统计抽样的产生便是统计数学与审计抽样理论有机结合的成果。统计数学、经济计量模型等相关领域的成果在审计领域有着美好的应用前景。此前由于基础数据的缺乏和计算过程的过于复杂,限制了这些技术方法的应用。在当前充分应用信息技术的环境下,将都不存在问题。审计、信息技术、数学三者的结合将使传统审计实现质的飞跃。  

  2、技术创新引致管理变革

  针对电子数据的信息化审计方法,对审计模式、审计程序产生了重要影响,进而推动着审计部门、审计人员结构的变化。针对所产生的全新的信息化审计方法,审计模式相应需要进行重大变革。为了更好实现信息化审计方法,审计程序也需要相应作出调整。信息化审计方法同时对审计人员结构、审计部门结构提出了新的要求。这一切都将推动着审计的变革发展。

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